Det arbeider 19 sekretærer ved Ortopedisk avdeling på Haukeland universitetssjukehus. De ønsker å være best. Derfor var det kjærkomment med kake for bruker nummer 600 000 av CheckWare, som var pasient ved sykehuset.
Bruken av CheckWare vokser med drøyt 100 000 pasienter årlig. I september i fjor hadde en halv million pasienter tatt i bruk den digitale selvrapporteringen.
Før sommeren i år passerte vi milepælen 600 000 respondenter. På grunn av ferieavvikling ble kake ikke sendt før i august, men det var uansett Paula Carolina Sætre, kontorleder Ortopedisk avdeling på Haukeland universitetssjukehus og Elisabeth Troye, nestleder for Ortopedisk avdeling såre fornøyde med.
De legger nemlig ikke skjul på at de ønsker å yte den beste servicen på sykehuset i Bergen og liker å få belønning for det. Den gjennomsnittlige responstiden på telefon ved avdelingen er 24 sekunder(!)
- Ja, vi har høyt press, dagene går fort, sier Troye.
- Vi jobber knallhardt for å være effektive. Og for å være effektive må vi ha nok å gjøre, supplerer Sætre.
- Når vi ansetter folk, sier vi at hvis du er ute etter en jobb hvor dagen går litt for fort, så er ortopedisk avdeling den riktige avdelingen å jobbe i. Det er klart det innimellom blir litt stress, sier hun.
Ikke mye snikksnakk
De ansatte får ikke så mye tid til en ekstra kaffepause eller koseprat med andre kollegaer i arbeidstiden. Det går unna: De må håndtere akutte og øyeblikkelig-hjelp-operasjoner, samtidig som de har de kroniske syke på Ortopedisk avdeling som kommer tilbake gang etter gang. Dette er pasienter som de 19 sekretærene blir godt kjent med.
Alle sekretærene ved avdelingen er kvinner.
- Kommer det inn en mannlig sekretær blir det slåsskamp om ham på hele Haukeland sykehus, sier Sætre med en latter.
Kollegene er opptatt av å skape et godt arbeidsmiljø. De gjør ting sammen utenom arbeidstid, inkludert fotballkamper, turer og middager ute eller privat. Disse aktivitetene organiseres av en sosial komité.
- Vi vil at våre sekretærer skal være stolte av jobben de gjør på ortopedisk avdeling. Vi har heldigvis kun dyktige og flinke sekretærer, som trives med hverandre, sier Paula Carolina Sætre.
Vil være best!
Sekretærene legger ikke skjul på at de synes det er gøy å bli belønnet for innsatsen.
- Vi er jo kjent for at vi liker å være de beste. Vi har lyst til å være den fremste avdelingen på hele Haukeland sjukehus. Det er ingen tvil om at avdelingen består av konkurransemennesker, sier kontorlederen.
- Vi skryter som bare det av hverandre, så ofte vi kan, sier hun.
En viktig oppgave er å sørge for at pasientene får riktig time til riktig tid hos riktig lege. Nøkkelen til god service er et hyggelig miljø kombinert med forutsigbarhet i jobben.
- Vi har faste rutiner på alt, vi gjør ting likt. Vi har laget bruksanvisning når det gjelder respons og hva vi trenger av informasjon. Dermed blir det lettere å løse oppgavene til andre ansatte når de er borte fra jobben, sier Elisabeth Troye.
- Vi må dessuten være gode menneskekjennere. Vi tar mange telefoner i løpet av dagen og skal håndtere pasienter i alle alderstrinn. Det dreier seg jo om alt fra pasienter som er fostre i magen til de aller eldste, sier konsulenten.
Alle fikk e-post om 600 000
Da avdelingen fikk vite om pasient nummer 600 000, ble nyheten sendt på e-post til alle, med melding om at det blir kake i lunsjen.
- Vi skrøt at vi var blitt så gode at vi fikk kake fra CheckWare og at man måtte ta seg tid til å komme til lunsjen. Det er nemlig én ting som er uheldig for oss, og det er at vi jobber i fem ulike etasjer. Det blir mye løping, sier Sætre.
Løsningen til CheckWare, som de har brukt i et par år, er de svært fornøyde med.
- Vi må være den avdelingen ved sykehuset som reklamerer mest for dere. Pasienten får skjema på sekundet på mobilen sin, det går veldig fort. Dermed kan de svare ganske kjapt. Og når de svarer legger dokumentet seg i journalen til pasienten, sier nestlederen og forteller at området der det fungerer aller best, er ved øyeblikkelige operasjoner:
- Hvis du for eksempel har gått på fjellet, falt og brukket håndleddet, så havner du på legevakten. Før i tiden risikerte du å måtte vente mange timer ved akuttmottaket ved Haukeland sykehus. Deretter måtte legen kartlegge tidligere sykdommer, medisiner og alt annet som er viktig før pasientene kan få anestesi og opereres. I dag sender vi kun skjema til pasienten hvor de legger inn personlig info selv etter at vi har fått beskjed fra legevakten. Neste gang de hører fra oss vil det gjelde operasjonsdato for innleggelse, sier Paula Carolina Sætre.
Hun mener at pasientene synes opplegget er brukervennlig, og at de ikke trenger opplæring fordi bruken av skjema er så enkelt. For sekretærene tar det ti minutter før de er opplært i CheckWare.
- Legene er i tillegg sikre på at informasjonen på skjemaet er den faktiske informasjonen som pasientene har gitt. Anestesilegene kan ta de hensynene som trengs når det gjelder den personlige informasjonen fra pasientene. Dermed blir også prosessen med pasientenes bruk av CheckWare mer effektiv og dermed billigere for sykehuset, sier hun til slutt.
