Jubel over vellykket oppgradering av CheckWare i Helse Vest

Helse Vest hadde et presserende behov for å oppgradere programvaren i alle helseforetakene i regionen. - Jeg har aldri vært med på en bedre prosess i CheckWare enn det jeg har opplevd det siste året. Det har vært skikkelig god kvalitet i oppgraderingsløpet, sier rådgiver og systemansvarlig Nina Eltvik i Helse Bergen

Oppgraderingen til CheckWare Helium skulle planlegges og testes midt i en pandemi. Det krevde en rekke forberedelser og nøye planlegging. CheckWares prosjektleder Odd Ivar Abusland så på det som en skikkelig spennende utfordring.

Gapet fra den versjonen de satt på til den versjonen som skulle oppgraderes, var definitivt stort. Abusland konkluderer i dag med at den kompliserte oppgraderingen ble en skikkelig suksess.

- Dette er en veldig god kunde, en kunde som har vært med oss lenge, hvor det er full gjensidig tillit og åpenhet i kommunikasjonen. Helse Vest har et enormt kompetansenivå, med kunnskap som er vanskelig å finne andre plasser. Det nivået de er på satte oss virkelig på prøve. De går «all-in»! De dypdykket og stilte i testfasen alle spørsmålene som var nødvendige, sier Abusland.

Helse Vest IKT

Helse Vest IKT er et aksjeselskap som er 100 % eid av Helse Vest RHF og leverer alle IKT-tjenester til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest.

Deres kunder er både de offentlige sykehusene i Helse Vest, og flere private helsetjenesteleverandører i regionen.

Helse Vest IKT har ca. 550 ansatte.

Hovedkontoret ligger i Bergen, og de har kontorer over hele Vestlandet.

Mange brikker som skulle på plass

Det ble totalt gjennomført oppgradering for ti ulike installasjoner, hvor man blant annet tok hensyn til nye brukergrensesnitt både for ansatte og pasienter.

- Jeg opplever at CheckWare er blitt mye mer proff. Da vi begynte for en del år siden, var det få personer tilgjengelig, noe som gjorde prosessene personavhengige. Nå ser jeg at det er team, hvor mange kan spille på hverandre. Flere linjer kan løses samtidig. Forbedringen er gått gradvis, men spesielt mye har kanskje skjedd det siste året, sier systemansvarlig Nina Eltvik i Helse Bergen.

Hun får støtte av spesialkonsulent Erlend Johnsen i Helse Vest IKT, som har vært det koordinerende bindeleddet mellom foretakene i Helse Vest og CheckWare.

Spesialkonsulent Erlend Johnsen, Helse Vest IKT

Nina Eltvik

Systemansvarlig Helse Bergen

- Vi er blitt prioritert, det er ingen tvil om det. Da vi fikk installert den nye versjonen, og ting ikke fungerte helt som det var lovet, jobbet vi sammen om den uferdige versjonen slik at den ble ferdig. Vi jobbet på spreng, og CheckWare fikset feilene som var der. I løpet av en helg kunne ganske mye være gjort, sier han og mener åpenheten i prosessen mellom kunde og leverandør har vært helt avgjørende:

- Vi er gode til å oppdage feil tidlig og leverer detaljerte beskrivelser på hva som er feil. Vi forsøker å levere på en veldig ok måte, saklig og dokumentert, når ikke alt fungerer. Og CheckWare gjør noe med dette, umiddelbart. På den måten føler jeg vi er ett, stort team som har jobbet stegvis sammen, testet grundig og løst utfordringer underveis. Jeg tror alle er enige om at dette har gått veldig bra, sier Johnsen.

- Det har nesten gått for bra. Når september er over, er nesten alle helseforetakene oppgradert og vi finner ingen feil. Jeg tror det er konsekvensen av veldig god planlegging og gjennomføring, sier spesialkonsulenten i Helse Vest IKT.

Hyppige møter og god tone

En hovedutfordring ble å samordne brukerflaten hos de ulike helseforetakene.

- Det er komplekst og mange utfordringer når man skal innføre nye versjoner. I overgangen til Helium står selvsagt sikkerhet og personvern i sentrum, og vi må foreta risikoanalyser. Den største var kanskje at foretakene hadde sine egne oppsett før vi oppgraderte. De hadde derfor individuelle behov som vi forsøkte å strømlinjeforme mest mulig. Nå har vi ryddet opp for å få oppsettene like, sier Erlend Johnsen.

Den hyppige møtevirksomheten og en god tone i dialogen, tross utfordringene, gjorde at det var mye enklere å finne løsninger.

- Det har vært viktig å ha en arena hvor alle møtes jevnlig, da slipper vi at mange ulike ledd skal informeres til enhver tid. Samtidig har det vært vesentlig å snakke åpent med CheckWare ukentlig om alt mulig; det som pågår og hva som må gjøres. Vi har fått bekreftet følelsen av at vi er ett team og har stått sammen om oppgavene, sier han.

Prosjektleder Odd Ivar Abusland forklarer at et slikt prosjekt, med så mange interessenter, krever at CheckWare er på tærne hele veien, med kontroll, oversikt og gode rutiner.

Det har vært viktig å ha en arena hvor alle møtes jevnlig, da slipper vi at mange ulike ledd skal informeres til enhver tid. Samtidig har det vært vesentlig å snakke åpent med CheckWare ukentlig om alt mulig; det som pågår og hva som må gjøres. Vi har fått bekreftet følelsen av at vi er ett team og har stått sammen om oppgavene

Erlend Johnsen

Spesialkonsulent Helse Vest IKT

Sterkt eierskap til CheckWare

For Nina Eltvik blir det nesten personlig å ha et åpent tillitsforhold til CheckWare.

- Vi var jo først i Helse Bergen med eMeistring, og vi har opparbeidet oss et sterkt eierskap til CheckWare i alle disse årene. Det personlige engasjementet gjelder nok ikke bare meg, det gjelder flere hos oss i Helse Bergen. Det startet med psykisk helsevern, og nå ser vi at det er et kjempestort behov for CheckWares verktøy også innen somatikken, sier hun, og anslår at bruken av CheckWare innen somatikkområdet i dag er minst like stort som innen psykisk helsevern.

- Jeg føler at vi i Helse Bergen stadig er driveren i bruken av CheckWare i Helse Vest. Vi har jo større ressurser med flere involvert i prosjektet. Noen må være motoren, det tror jeg er lurt, sier hun og slår fast at hun er sjeleglad for at mye av den papirbaserte saksbehandlingen og de mange papirskjemaene snart er historie.

Helse Bergen

Helse Bergen HF er det juridiske navnet på Haukeland Universitetsjukehus.

Her jobber det ca 13 000 ansatte fordelt på 229 yrkesgrupper.

Sykehuset hadde i 2021 nesten en million pasientmøter.

Omtrent 2000 studenter har hvert år deler av sin utdanning på sykehuset.

Helse Bergen har vært kunde av CheckWare siden 2015.

Helse Vest sin bruk av CheckWare

Respondentverktøy:

Kartlegginger
Kartleggingsrapporter
Innholdspakker
Planer
Meldinger

Helsepersonellverktøy:

Kliniske rapporter
Behandlerinnsikt
Behandlingsroller
Eksport av rådata
Eksportmaler
Flagg
Beslutninger
Respondenthåndtering

Systemstyringsverktøy:

Systeminnstillinger
Tilgangskontroll
Systemlogg
Systemrapporter
Helsepersonellhåndtering
Autentisering : Nivå 3, Nivå 4
Planer
Innholdsredigering

Kontakt oss