top of page
Merkantile hos Sørlandet Sykehus

RULLET UT CHECKWARE PÅ FÅ MÅNEDER UNDER PANDEMIEN

Klinikk for Psykisk Helse ved Sørlandet Sykehus fokuserte på at CheckWare skulle fungere best mulig både for pasientene, behandlerne og de merkantile. De etablerte en produktiv prosjektgruppe med få personer som sørget for en rekordhurtig prosess. Det ble anskaffelse i mai 2020, etablering av prosjektet i august og igangsetting ved sykehuset i november samme år. 

Den 12. mars 2020,  dagen Norge stengte ned, skulle Sørlandet sykehus starte planleggingen av prosjektet Avstandsoppfølging II. Et prosjekt som omfattet både videokonsultasjon, digitalisering av kartlegginger og e-mestring. Målet var  å starte gradvis implementering av videokonsultasjoner i klinikken.  De hadde kjørt et forprosjekt høsten 2019 og var klar for å få fart  på prosjektet.


- Vi hadde stort behov for digitalisering av våre kartlegginger. Det handler om å standardisere og sørge for at vi bruker de samme kartleggingene overalt i organisasjonen. Det ER en forventning fra våre pasienter og ansatte at vi også digitaliserer innen helsevesenet. Ved å få innført CheckWare kunne vi få mye mer profesjonelle prosesser enn de mange manuelle vi hadde tidligere, sier Gro Merete Grønvold Eilertsen ved Klinikk for Psykisk Helse, Sørlandet Sykehus.


Hun har i flere år arbeidet med digitalisering av tjenestetilbudet og hatt ansvar for implementering av eMestring, CheckWare og bruk av videokonferanse i terapi. Sørlandets sykehus overordnede mål var å komme i gang hurtig.


- Da vi så hvor dette bar, kjørte vi en hurtig implementering av videokonsultasjon i klinikk. Vi fikk et skikkelig godt dytt av pandemien som endret på mye. På anskaffelsesmøtet med CheckWare satt jeg faktisk på hytta. Vedtaket for innføring ble fattet i overgangen mai-juni etter at Helse Sør-Øst formelt gjorde en anskaffelse mulig via Sykehusinnkjøp. Vi etablerte prosjektet etter sommerferien i august og satte i gang implementeringen av CheckWare på tampen av året, forklarer Eilertsen. 


Til daglig jobber hun som faglig rådgiver i klinikkdirektørens stab ved Klinikk for psykisk helse.

Vi hadde stort behov for digitalisering av våre kartlegginger. Det handler om å standardisere og sørge for at vi bruker de samme kartleggingene overalt i organisasjonen. Det ER en forventning fra våre pasienter og ansatte at vi også digitaliserer innen helsevesenet. Ved å få innført CheckWare kunne vi få mye mer profesjonelle prosesser enn de mange manuelle vi hadde tidligere.

Gro Merete Eilertsen

Faglig rådgiver i klinikkdirektørens stab, Klinikk for Psykisk Helse ved Sørlandet Sykehus

Gro Merete Eilertsen Faglig rådgiver i klinikkdirektørens stab, Klinikk for Psykisk Helse ved Sørlandet Sykehus

God forankring og tett dialog underveis i prosessen

- Prosessen vi har hatt med CheckWare er et godt eksempel på at det går an å implementere ny teknologi uten å bruke veldig lang tid. Jeg har egentlig aldri vært med på innføring av en ny tjeneste som har gått så fort, sier Bjørg Lindevik.


Hun har jobbet i merkantil enhet ved Avdeling for barn og unges psykiske helse (ABUP) ved Sørlandet sykehus siden 1999. Fra 2020 har Lindevik hatt stillingen som konsulent ved ABUP, som har inkludert en rolle som klinikkens systemansvarlige i prosjektet knyttet til implementering av CheckWare ved Klinikk for psykisk helse (KPH).


- Det gikk jo så radig fordi vi blant annet hadde veldig god dialog med CheckWare underveis, mener Gro Merete Grønvold Eilertsen. 
Lindevik supplerer:


- Vi har hatt en superproduktiv gruppe, som blant annet laget all den brukerveiledningen vi trengte. Alt av opplæring kjørte vi digitalt. Det at ingen andre eksterne har vært involvert tror jeg er nøkkelen til at vi har kunnet bevege oss såpass kjapt. Vi har sluppet alle omveiene og hatt noen ildsjeler som ønsket dette på plass superfort, mener hun.


I tillegg har forankringen og avsjekkingen av prosjektet gått som smurt:


- Vi har hatt en solid lederstøtte for å kunne implementere og innføre CheckWare. Det har gitt oss et handlingsrom for å kunne kjøre det ut så kjapt. En styringsgruppe sto bak og godkjente alt det vi planla i prosjektet, inkludert valgene våre for hvordan vi velger å drifte dette, sier hun.

Vi har hatt en solid lederstøtte for å kunne implementere og innføre CheckWare. Det har gitt oss et handlingsrom for å kunne kjøre det ut så kjapt. En styringsgruppe sto bak og godkjente alt det vi planla i prosjektet, inkludert valgene våre for hvordan vi velger å drifte dette.

Bjørg Lindevik

Konsulent ved ABUP ved Sørlandet sykehus

Bjørg Lindevik Konsulent ved ABUP ved Sørlandet sykehus

Tydelig rollefordeling er en nøkkel

Både Lindevik og Eilertsen trekker flere ganger frem oppfølgingen fra CheckWare.


- Vi har kjempegod dialog, både på support, med vår kundekontakt og med utvikler. Vi får kjappe tilbakemeldinger, er åpne i dialogen og spiller på hverandre, det liker jeg godt. De spiller tilbake til meg, så kommer jeg med mitt. Deretter løser vi det sammen, det setter jeg veldig pris på, sier Bjørg Lindevik.


Med en pragmatisk tilnærming sørger de i dag for at behandlere som ikke bruker systemet likevel får full støtte fra de merkantile i avdelingene i KPH. Gro Eilertsen har hele veien vært opptatt av å innføre et system som forenkler og letter på byrdene i den kliniske hverdagen:


- Det opplever vi at CheckWare gjør. Jeg har en klinikerrolle mens Bjørg ser på andre aspekter. Vi er opptatt av at verktøyet skal være intuitivt, funker det faktisk som det skal? Det gjør det absolutt. I tillegg har vi gjort noen valg som CheckWare har vært med på å tilrettelegge for, for nettopp å gjøre det så enkelt som mulig for klinikerne, forteller hun.


Det er en fordel at skjemaene fremstår som enkle for pasientene. Enkelte behandlere setter begrensninger fordi de har en sammensatt pasientgruppe, mens det viser seg at pasientene er kjempeklare: De vil ha det digitalt! 


For Lindevik betyr det uansett at behandlerne ikke skal bruke for mye tid på selve systemet, men fokusere på behandlingen og pasientene.


- Det er de merkantile som har den mest utvidede tilgangen til å bruke CheckWare. Dette for at behandleren skal slippe å bruke unødvendig tid på nok et system. Hvis ikke behandleren ønsker å bruke CheckWare selv, kan de likevel få oppgavene utført. Alle rapporter kommer inn i DIPS og der må de håndtere dem. Sekretærene kan samtidig utføre alt for dem i CheckWare, sier konsulenten og forteller at sekretærene har uttalt at det er et veldig greit system å bruke. 


- Det er ingenting som kan gjøres uten at det kan rettes opp, det er ingenting av feil som kan få noen alvorlige følger. Det finnes sikkerhetstrinn hele veien, for hvert nivå, sier Lindevik.

Vi har kjempegod dialog, både på support, med vår kundekontakt og med utvikler. Vi får kjappe tilbakemeldinger, er åpne i dialogen og spiller på hverandre, det liker jeg godt. De spiller tilbake til meg, så kommer jeg med mitt. Deretter løser vi det sammen, det setter jeg veldig pris på.

Bjørg Lindevik

Konsulent ved ABUP ved Sørlandet sykehus

Har etablert et eget CheckWare-forum

Sykehuset opplever at det er mange som ønsker mer informasjon om CheckWare. Derfor har de etablert et eget CheckWare-forum som avholdt sitt første møte i mai. Her var det mellom 25 og 30 som var innom.


- Vi har planlagt fire møter i året. Det er et åpent møte vi gjør digitalt, slik at alle kan droppe innom. Dette er noe som skaper interesse hos klinikerne, som begynner å reflektere over hvordan de kan bruke verktøyet aktivt i hverdagen sin, sier Eilertsen og forteller om engasjement og entusiasme som smitter:


- Vi har hatt mange klinikere og merkantile som synes dette har vært moro, som har sett mulighetene og vært entusiastiske når de har fått opplegget presentert. Det skaper så mange positive ringvirkninger når man med entusiasme kan gjøre noe som både er nyttig og inspirerende. Det gjelder å være på servicesiden. Med en gang det lugger, er Bjørg der. Dermed opplever man ikke det typiske ved innføringen av nye systemer - nok et system som ikke gjør som det skal! Når det ikke funker, tar Bjørg det videre med CheckWare og har veldig god dialog den veien. Da ordner det seg alltid kjapt, sier psykolog Gro Merete Grønvold Eilertsen ved Sørlandet Sykehus.

Vi har hatt mange klinikere og merkantile som synes dette har vært moro, som har sett mulighetene og vært entusiastiske når de har fått opplegget presentert. Det skaper så mange positive ringvirkninger når man med entusiasme kan gjøre noe som både er nyttig og inspirerende.

Gro Merete Eilertsen

Faglig rådgiver i klinikkdirektørens stab, Klinikk for Psykisk Helse ved Sørlandet Sykehus

Om Sørlandet sykehus helseforetak 

 

  • Sørlandet sykehus HF er Agders største arbeidsplass med over 7000 ansatte.

  • De har virksomheter på flere lokasjoner, blant annet med sykehus i Arendal, Kristiansand og Flekkefjord, og distriktspsykiatriske sentre og poliklinikker flere steder i Agder.

  • Hovedoppgavene til sykehuset er pasientbehandling, forskning, undervisning og pasient- og pårørendeopplæring.

  • De har pasienttilbud innen somatikk, psykisk helse, rus- og avhengighetsbehandling.

​

Sørlandet sykehus sin bruk av CheckWare

Respondentverktøy:​

  • Kartlegginger

  • Planer

Helsepersonellverktøy:​

  • Kliniske rapporter

  • Behandlingsroller

  • Eksport av rådata

  • Flagg

  • Respondenthåndtering

​

Verktøy for systemhåntering

  • Systeminnstillinger

  • Tilgangskontroll

  • Systemlogg

  • Systemrapporter

  • Administrasjon av helsepersonell 

  • Autentisering: Nivå 4

  • Planer

bottom of page