UNNs historie med CheckWare har sin spede begynnelse fra 2010 da Senter for psykisk helse og rusbehandling Midt-Troms fikk tilsendt et informasjons brev i posten. Vemund Myrbakk var i denne perioden enhetsleder ved poliklinikken. Deler av fagmiljøet så allerede da at det var en god idé å systematisere og samle kartleggingsinstrumenter.
Brevet resulterte fem år senere i et møte mellom Psykisk helse og rusklinikken og CheckWare. Etter møtet begynte ballen å rulle for fullt. Pilot ble satt i gang, og man oppdaget fort at man innfridde forventningene som var satt. Integrasjon med DIPS vare en forutsetning for suksess. Det har vært stor oppslutning og positive tilbakemeldinger fra både pasienter og ansatte.
Etter en utvidet periode med CheckWare i pilot-prosjekt, signerte Universitetssykehuset Nord-Norge HF en avtale med CheckWare i juni 2017. CheckWare vil nå brukes på klinikkene for psykisk helse, både for barn, ungdom og voksne, inkludert barns rehabilitering.
Suksess via dialog, forankring og integrasjon
Vemund Myrbakk er psykologspesialist ved Fagutviklingsenheten ved Universitetssykehuset i Nord-Norge HF (UNN) og forteller at suksessen med innføring av CheckWare hos UNN bygger på tre viktige faktorer, nemlig
Dialog med ansatte underveis
Forankring hos både ledelse og ansatte
Integrasjon med DIPS
Det har vært ulike meninger om hvordan CheckWare burde brukes, men klinikere har i all hovedsak tatt godt imot verktøyet. Noe av grunnen er nok at behandlere fra første stund har vært med på å velge hvilke verktøy som skulle brukes. Lett tilgjengelig support både hos UNN og CheckWare har løst utfordringer som har oppstått underveis, og det har vært
avgjørende at integrasjonen mot DIPS har fungert med overføring av rapporter.
Fokus på brukermedvirkning og forskning Per i dag har UNN 4 fokusområder:
Brukermedvirkning
Forskning
Balanserte driftsdata
Videreutvikling av stedsuavhengige tjenester
CheckWare står sentralt i alle disse, men spesielt ser man potensiale for større brukermedvirkning og videreutvikling av stedsuavhengige tjenester. Her ser man for seg utvidelser både for egendokumentasjon, videokonferanse, informasjonspakker og forskning.
Hos UNN har man i løpet av pilotperioden med CheckWare endret fokus fra digitalisering og standardisering av kartleggingsinstrumenter til fokus på brukermedvirkning og forskning.
Spesielt på forskning ser man nå store synergier. Verktøy som er integrert i daglig behandling gjør det enklere for både klinikere og forskere å få en sømløs integrasjon. Ved sikre balanserte driftsdata, både kvalitet og kvantitet, er det på sikt ønskelig å styrke ledelses- og informasjonssystem som støtter opp under alle fokusområdene ved UNN.
Inkludering og support
Hos UNN har strategien ved implementasjon av CheckWare vært å gjøre programvaren tilgjengelig for alle som bruker kartleggingsverktøy.
Man har sett at det tok omtrent seks måneder fra CheckWare ble innført til at bruken tok seg opp. Per i dag er det ca 340 registrerte behandlere i CheckWare, et tall som snart økes til 500 med den opptrappingsplanen som er lagt.
Fornøyde pasienter
Også pasientene har tatt godt imot den digitale løsningen. UNN har opplevd at de aller fleste pasienter tar i bruk ny teknologi veldig greit. Utfordringene kan være større når ny teknologi skal introduseres til helsepersonell som ofte må forholde seg til mange ulike system og passord. Det ligger forventninger hos pasienter om digital bruk både med tanke på løsninger og kommunikasjon. Mange er positive til digitalisering, for eksempel videokonferanser, utredninger og kartlegginger i heimen. Spesielt unge er vant med digital teknologi, men også de eldre brukerne har tatt dette raskt.
Alle pasienter har fått en standardskriv med informasjon om pålogging, og det er ikke registrert problemer med pasientpålogging. Per i dag er det ca 1200 aktive pasienter i CheckWare, og i de kortsiktige planene vil dette tallet raskt nærme seg 4000. Kan få 5.5 årsverk mer til pasientbehandling
Til nå har barne- og ungdomspsykologi og voksenpsykiatriske klinikker vært prioritert. På kort sikt planlegges det bredding til alle voksenpsykiatriske poliklinikker. Ved døgnenheter brukes CheckWare til egendokumentasjon, noe som innebærer at pasientene skriver egne journalnotat.
UNN har dokumentert en besparelse på ca en halvtime per kartlegging for både merkantilt personale og klinikere. Ved et forsiktig anslag på 5 kartlegginger per pasient, vil dette med 4000 pasienter gi en reduksjon i pasientadministrativt arbeid på 10 000 timer i året, og kan frigi 5,5 årsverk til direkte pasientbehandling. Samarbeid og løsningsorientering
Vemund Myrbakk forteller om et godt og konstruktivt samarbeid med CheckWare. «Vi opplever å bli hørt og at våre innspill blir tatt med» sier han. Samarbeidet med UNN, CheckWare og HelseNord IKT har også vært godt og er en forutsetning for å kunne implementere løsningen. «Vi har opplevd samarbeid og løsningsorientering fra CheckWare» sier Myrbakk. Han har også opplevd det som veldig positivt å bli kjent med flere CheckWare-ansatte.
Som medlem av CheckWare Community får UNN en ekstra stemme når det gjelder å påvirke videre utvikling av systemet. CheckWare Community gir en ekstra kontakt med andre fagmiljø som de setter stor pris på. «Man trenger innovasjonsarbeid mellom privat og offentlig sektor» forteller Myrbakk bestemt.
Veien videre
Sammen med CheckWare ser UNN på muligheter med å ta i bruk informasjonspakker og egenmestringsprogram. Forskning vil få et større fokus, og det er avgjørende at samme plattform kan brukes både i somatikk og psykisk helsevern.
Fagmiljøene vil få et større ansvar for å kommunisere og tilpasse innhold til enkeltpasienter og til standardiserte pakkeforløp.
Fokuset vil nå endres fra sikker infrastruktur, som nå er på plass, til innovasjon og utvikling i fagmiljøene. Det blir mer samkjøring i bruk av kartlegginger og tettere samarbeid mellom fagmiljøene for å hente ytterligere gevinster.
UNN har også et mål om å utvikle stedsuavhengige tjenester. Opptaksområdet til Psykisk helse og rusklinikken strekker seg fra Nord Troms til Nordland, og ved å ha tjenestene stedsuavhengige blir de mindre sårbare. Per i dag er det stort fokus på bruk av videokonferanse og Skype er godkjent til klinisk bruk. I EU-prosjektet MasterMind har det blitt pilotert videosamtaler hjem til pasient. Dette er en spennende utvikling.
Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har ca 400 000 pasientmøter i året og ca 6300 ansatte. De har virksomheter flere steder i Nord-Norge, blant annet Tromsø, Harstad, Narvik og Svalbard.
Vemund Nordnes Myrbakk er Psykologspesialist ved Fagutviklingsenheten ved UNN.
Fagutviklingsenheten hører hjemme i Psykisk helse- og rusklinikken, og har en viktig rolle i utviklingen av trygge og virkningsfulle pasienttilbud. Satsingsområder er brukermedvirkning, forskning, pasientsikkerhet, kompetanseheving, e-helse, veiledning og utdanning.